「照会モノ」を1件10分で終わらせるためのフォルダ整理術

こんにちは、公務員ハリネズミです！

本業ではないけど、確実に業務を圧迫させるものといえば「照会モノ」でしょう。
定例のものや臨時のもの。
他部署から、国から県から他自治体から、民間から、と公務員は様々な照会モノをさばかなければいけません。

特に現代では「エビデンス（根拠）はあるのか」「ちゃんと現場に確認したのか」と言われることも多いものですから、そのエビデンスや言質をとるために照会モノの数が膨れ上がっているようです。

今や照会モノは、何の対策もせず無視して通れない存在となっています。

だからこそ「いかに過去のデータをすばやく参照できるか」が重要になります。
そしてそれを実現するフォルダ整理術として5つのポイント・5つのテクニックを紹介していきます。

照会モノの攻略法は「いかに過去のデータをすばやく参照できるか」

照会モノの攻略法は「いかに過去のデータをすばやく参照できるか」。

照会モノはほとんど「あなたたちの過去の仕事について教えて！」という質問ですので、年じゅう照会モノをさばく公務員にとっては、過去のデータをいかにすばやく参照できるかが重要になるのです。

もしあなたの環境が整っていないなら、

• 時間をかけて過去の回答データを探している
• 時間をかけてイチから考え直したり、調べ直したり、文章を考えている。
  →さらに過去の回答と食い違うリスクも

という課題であり、これを見直していくことで照会モノにかかる時間を大幅に短縮することができるでしょう。

またフォルダ管理がきちんとしていると、照会モノだけでなく毎年のルーティンワークもスムーズに進行していくことでしょう。

回答作成に時間がかかる、ダメなフォルダ管理

まず問題がイメージしやすいよう、逆にダメなフォルダを見てみましょう。

左の例はファイルが多すぎる上に、並び順も無いものですから、片っ端から目的のファイルを探さなければなりません。
右の例は「修正」や「最新」、「確定版」など、その場しのぎにファイル名に付け足しているので、時系列が良く分からず、結局どれが最終版なのかハッキリしません。

すぐに回答作成できる、良いフォルダ管理

ポイントはこの5つ。

• 照会元と年度でフォルダを分ける。
• 照会フォルダの中に「回答」フォルダをつくる
• 手順が長い業務は、フェーズごとにフォルダをつくる
• たくさんファイル・フォルダが並ぶ場合は、名称に日付をつける
• バージョンがあるものは、日付とバージョン名をつける。

くわしく説明していきましょう。

照会元と年度でフォルダを分ける

照会フォルダ作成し、中に 局や部 > 課 > 年度 > 各種照会 というフォルダ構造にしましょう。
途中の層をとばして、たとえば「20～30個のフォルダから探す」となると、探す時間と脳への負荷が格段に高まります。
できる限り「10個以内の中から探す」とした方が良いでしょう。

層を増やしすぎると辿り着くのに時間がかかる、というデメリットもあるのですが、これの対策は後述します。

照会フォルダの中に「回答」フォルダをつくる

照会フォルダの中に「回答」というフォルダを作成し、その中に回答として送ったものを保存しておきましょう。

メリットは２つ。

• 送信時にどれを送信すればいいのか分かりやすい
• 後から修正するとき・参考にしたいときに、「結局どれを送ったのか分からない」を防げる

手順が長い業務は、フェーズごとにフォルダを作る

手順が長い業務は、フェーズごとにフォルダを作るといいでしょう。

メリットは３つ。

• 仕様書などの変遷がわかる（バージョン管理）
• 今後の作業を意識できる（漏れない）
• もちろん目的のファイルが探しやすい

照会回答や補助金・交付金の実績報告のときに、予算や設計、入札、契約それぞれの金額情報が必要になったりすることがありますが、フェーズごとにまとまっているので、目的の情報にたどりつきやすくなります。

たくさんファイル・フォルダが並ぶ場合は、名称に日付をつける

似たようなファイル・フォルダがたくさん並ぶときは、名称に「R070131」などと日付をつけるようにしましょう。
そうすることで名前順に並ばせれば、
「最新の情報はどれだろう…？」
「たしか夏頃に情報が来てたと思うんだけど…どれだろう？」
といった迷いが起こりにくくなります。

なお正しく並ばせるためには、年・月・日は２ケタ表示にしておく必要があります。
また「年」「月」「日」は手間が増えるだけなので、あえて入力しないようにしましょう。

日付とバージョン名をつけると状況が分かりやすい

「最新」などとつけてしまうと、そのあとに差し替えが発生したとき「最新」を消す手間が発生します。
差し替えするときは急いでいることもせっぱ詰まりがちで、結局サボってしまうことも。

日付を付けることで、最終バージョンや過去の変遷が分かりやすくなります。
たとえば「課長の修正指示って何だっけ？」ということなどが分かりますね。

※常に日付・バージョン名をつけるは必要ありません。バージョン管理したいときだけでOKです。

以上、５つのフォルダ管理の方法を紹介しました。
これらを実践すると、あなたの作業履歴が自然と整理され、「あれって、どうしたんだっけ？どこにあったんだっけ？」という疑問に対して、すぐに答えが出せるようになります。
照会モノ＝「あなたたちの過去の仕事について教えて！」という質問ですので、照会モノばかりの公務員にとっては、このようなフォルダ管理が重要になるのです。

キレイなフォルダが続く！管理する負担を増やさないテクニック

ポイントはこの5つ。

• Ctrl+Shift+Nで「新しいフォルダを作成」
• ファイル・フォルダ名の変更は、F2かシングルクリック×２
• 画面右下の日付を和暦にする
• たくさんファイル・フォルダが並ぶ場合は、名称に日付をつける
• フォルダの階層が深くても大丈夫！ショートカット集フォルダ

くわしく解説していきます。

Ctrl+Shift+Nで「新しいフォルダを作成」

上で紹介したとおりにフォルダ管理しようとすると、フォルダを作成する機会が格段に増えてしまいます。
そんなときに役立つのが、このショートカットキー。

Ctrl+Shift+N：「新しいフォルダを作成」

N＝「New Folder」と連想できます。
ぜひ覚えておきましょう。

ファイル・フォルダ名の変更は、F2かシングルクリック×２

キレイなフォルダ管理のために、ファイル・フォルダ名を変更する機会もまた格段に増えてしまいます。
これを効率的に行うための方法が２種類あります。

• ファイルを選択した状態でF2キーを押す
• シングルクリック（普通のクリック）でファイルを選択し、もう１度シングルクリック（ダブルクリックにならないように！）。

これでファイル名を変更することができます。
２種類の方法は、好みや状況に応じて使い分けると良いでしょう。

画面右下の日付を和暦にする

ファイルやフォルダ名に「R070131」などと日付をつけるとすると、Windowsの画面右下の日付をより多く見ることになるでしょう。
そのとき「2025は…R07だな」という思考を減らせると、より管理が簡単になるでしょう。

このように画面右下（タスクバー）に表示される日付は、こちらのサイトで紹介されています。

Steganom

【Windows11】タスクバーの日付を和暦（令和）にする方法 - Steganom Windows11のタスクバーの日付を西暦から和暦（令和）に変更する方法を紹介します。 普段から和暦を使いたい方や、日本の元号で表示したい方におすすめの設定です。本記事で...

ただし管理者により設定変更が禁止されている場合は、残念ながら変更できません。

フォルダの階層が深くても大丈夫！ショートカット集フォルダで一発アクセス！

「フォルダの階層を深くしすぎてはいけない。たどりつくのに時間がかかりすぎる」

そう言われることがあります。
しかし私たち公務員の仕事は、守備範囲が広すぎて、分類に分類を重ねなければ、混乱してしまいます。

そこで役立つのはショートカット集フォルダ。
一番身近なところにフォルダを作り、今一番使っているフォルダ・定期的に使っているフォルダへのショートカットを全てそこに放りこんでしまうのです。

特に共有フォルダは、昔から増改築を繰り返し、イチから整理することが難しくなっています。
ショートカット集フォルダであれば、現状を無視して、自分でたどり着きやすいルートが作れますので、効果的です。

どこに置けばいいか・どうアクセスすればいいか・検索するテクニックなど、コチラでくわしく紹介しています。

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「照会モノ」を1件10分で終わらせるためのフォルダ整理術まとめ

今回紹介した仕事術は「照会モノを1件10分で終わらせるためのォルダ整理術」でした。

照会モノはほとんど「あなたたちの過去の仕事について教えて！」という質問ですので、年じゅう照会モノをさばく公務員にとっては、過去のデータをいかにすばやく参照できるかが重要になるのです。

そのすばやく参照するためのフォルダ管理として、５つのポイントと5のテクニックがあります。

ポイントを抑えつつもテクニックでフォルダ管理の手間を軽減すれば、無理なく効率的なフォルダ管理が続けられるでしょう。

目標は、照会モノ1件あたり10分。
本業に集中し、定時に帰ってしまいましょう。

またフォルダ管理がきちんとしていると、照会モノだけでなく、毎年のルーティンワークもスムーズに進行していくことでしょう。

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