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仕事が遅いのはToDoリストが無いから?迷いが減れば仕事のスピードが上がる

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あれ、この手続き…?
きききき期限すぎてる!!!!

すいませんすいませんすいません…

なんか他にも忘れてるような…
なんだっけ?!
えーと…あれでもないこれでもない…

(元)公務員ハリネズミ

ハイそれ時短するチャンス!
ToDoリストをつけましょう!

ToDoリストって机上の空論じゃない?
忙しい公務員にはToDoリストを付けている暇なんてないんだよね

(元)公務員ハリネズミ

(失態を犯したばかりなのに…すごい自信だ…)

(元)公務員ハリネズミ

「ToDoリストをつける時間がもったいない」と思うのは分かるけどToDoリストは漏れ防止だけじゃないんだ!

・迷いが減って仕事のスピードが上がる
・メンタルと体力が温存される
っていうメリットがあるんだよ!

ふ~ん?
でも継続できないんだよねぇ
細かい仕事も多すぎて管理がしきれないし…

(元)公務員ハリネズミ

ToDoリストには「だめなToDoリストのやり方」があるから、それに引っかかってるかもね
「多機能」とか「Excel」とかなんだけど…
今回はそれを説明するね!

期待してまーす!

スキルが上がれば自らの転職市場での価値を高めることができます
時短できれば、より自分の転職活動に充分な時間を割くことができます

社員を大切にしてくれる職場、理不尽な顧客と付き合わなくていい職場、心が安定する職場、労力に見合った報酬を払ってくれる職場…
世の中には良くない職場もありますが、あなたの価値観に合致するホワイト企業も確実にどこかに存在しています
このブログではそのような職場が見つかるまで、あなたをサポートしていきます

今回はToDoリストのコツを紹介します
「作ったことはあるけど、なかなか続かない…」
「役に立っている実感がない」

という方は多いと思います
私が職員向けのコンサルタントを行う中で、ToDoリストを作成できていた人は1割程度しかいませんでした
Todoリストのメリットは「漏れ防止」だけだと思われがちですが、実は最大のメリットは「仕事のスピードアップ」なのです
正しいメリットとコツを知るだけでストレスが減り、仕事のスピードが上がり、ToDoリストが続いた人もまた多く見てきました

ぜひToDoリストで時短を成功させて、あなたに合った転職先を探すための第一歩にしてください

ブログ著者

(元)公務員ハリネズミ

アパレル→IT企業→厚生労働省労働局→市役所職員業務改善コンサルタント

  • 誰でもできて、即効性があって、スキルも上がる時短術
  • 時短では逃れられない人材不足・異動ガチャ・カスハラから逃れるための転職活動のコツ

を発信中!

目次

仕事が遅くなる最大の要因は「迷い」

仕事が遅くなる最大の要因をご存じですか?
それは「迷い」です

学校のテストや公務員試験を思い出してください
完璧に対策ができていたテストや小論文は、答えがスラスラ出てきて時間が余りすぎて暇になり
対策が不充分なテストや小論文は、ちょっと迷っていたら、あっという間にテストが終わってしまった、
そんな経験はないでしょうか?

暗算が得意とか、字を書くのが早い、なんてことは些細な要素で、何よりも「迷いが無い」ことが頭脳労働の速度を決定づける最重要事項なのです

さらに言うと、うまくいったテストは全く疲れませんが、うまくいかなかったテストの帰りはもうフラフラ…という経験もあると思います
1回限りのテストなら休めばいいだけですが、仕事でフラフラが続くと精神衛生上よくないですし、プライベートの質も落ち、それが仕事にも影響し…と負のスパイラルに陥ってしまいます

よって仕事の効率化が最も効果があるのが「迷いを無くすこと」なのです
ちなみに当ブログで紹介している仕事術も、ほとんどが「迷いを無くすこと(減らすこと)」に集約されます

ToDoリストなら迷いが減って、漏れも減って、仕事が速くなる!

ToDoリストなら迷いが減るって言うけど、具体的にどう減るの?

(元)公務員ハリネズミ

僕が相談に乗ってきた中では、こんなものが多かったね

具体的な「迷い」
  • 「次は何をすればいいんだっけ?」の優先順位の迷い
  • 「何か忘れてるような」の不安な気持ちになる迷い
  • 「あっアレを忘れないようにしないと」の目の前に集中できない迷い
  • 「あの仕事やりたくないな…」の憂鬱な気持ちが切り替えられない迷い

誰でも1日に数回くらいありそうな思考パターンですが、実はこういった迷いこそが仕事を遅くしている最大の要因なのです

また当然、本来の役割「漏れ防止」にも役立ちます
仕事を漏らしてしまうとリカバリしたり、関係者に謝ったりと、時間のロスが発生してしまいます

そもそもToDoリストが続かないのは何故?

(元)公務員ハリネズミ

そもそもToDoリストが続かなかったのは何故か分かるかな?

う~ん、ついついサボっちゃうんだよね…

(元)公務員ハリネズミ

そのとおり!
そしてサボっちゃうのは面倒くさくなるようなやり方をしているからなんだ!

面倒くさくなるToDoリストのやり方
  • 有効期限順に並び替えてしまう(→期限さえ見られれば充分)
  • ExcelやWordを使う(→起動・操作が遅いため億劫になる、開きっぱなしだとPCが遅くなる)
  • ToDoに分類などの付属情報も入力している(→いずれ億劫になる)
  • 入力していないToDoがある(→ToDoリスト全体が信じられなくなって意義を見失う)

※「今日やるToDo」と「今後やるToDo」と分けて管理することは推奨できます。より今やるべきことに集中できるためです。

つまりどうすればいいの?

(元)公務員ハリネズミ

たとえばこんな感じ!

(元)公務員ハリネズミ

メモ帳で作ってみたよ!
メモ帳だから動作が速い、
シンプルだから速く入力できる
並び替えてないけど日付があれば充分、
だね!

確かにこれなら続きそう…

(元)公務員ハリネズミ

ちなみにツールはメモ帳だけに限らないよ!
次でオススメのツールを紹介するね

ToDoリストにオススメのツール3選

1位 LoGoチャット

一番のオススメがLoGoチャットです
LoGoチャットが使える環境にある人はToDoリストとしても使いましょう
ある裏技を使ってメモ帳ボットを増やし、それをToDoリストにすることができます

詳しい方法はこちらのページで解説しています

あわせて読みたい
LoGoチャットの裏技でToDoリストと知識をラクラク管理【マルチタスクが怖くない】 あっ、アレやるの忘れてた!どうしようどうしよう…くぅ~ToDoリストをつけておけば… あれ?これってどうやればいいんだっけ?どうしよう…またやり方を聞かないといけな...

LoGoチャットのメリットは、

  • PC起動とともに立ち上がる
  • タスクトレイのLマークで簡単に起動できる
  • もともと常時起動しているからPCのパフォーマンスを落とさない
  • 使わないときはタスクバーに現れないから邪魔にならない
  • タスク完了したときブックマークを外すだけでいい
  • タスク完了しても履歴が残るから「こんなにもやったんだな」と満足感が得られる
  • 「今日やるToDo」と「今後やるToDo」の2グループに分けて管理できる
  • チャットで来た指示をそのままToDoに入れられる
  • スクリーンショットやファイルと一緒に残せる

と非常に多いです

(元)公務員ハリネズミ

LoGoチャットが使える人は必ずToDoリストとしても使おう!

2位 付箋アプリ(Sticky Notes)

LoGoチャットが使えない人は付箋アプリを使いましょう
Windows標準アプリですので、おそらく殆どの人が使えると思います

付箋アプリのメリットは、

  • PC起動とともに立ち上がる(前回終了時に起動したままにしてておく)
  • 定位置が決められるから、端に置けば邪魔にならない
  • 軽いからPCのパフォーマンスを落とさない
  • 「今日やるToDo」と「今後やるToDo」の2枚の付箋に分けて管理できる

です
ちなみにスクリーンショットも添付できますが、ToDoに紐づかないので実用性は乏しいです

3位 メモ帳

メモ帳が使えない環境の人はいないでしょう

アプリのメリットは、

です
ちなみにスタートアップに登録すればメモ帳もPC起動時にスクリーンショットも添付できますが、ToDoに紐づかないので実用性は乏しいです

まとめ

ToDoリストのメリットを「漏れ防止」だけだと思っていると、ついついサボりがちになってしまいます。
しかし実際は、最大のメリットは「迷いが減ることで、仕事のスピードが上がる」です

学校のテストや公務員試験を思い出してみると、
完璧に対策ができていたテストや小論文は、答えがスラスラ出てきて時間が余りすぎて暇になり
対策が不充分なテストや小論文は、ちょっと迷っていたら、あっという間にテストが終わってしまった、
「迷いが無い」ことが頭脳労働の速度を決定づける最重要事項であると分かります

またToDoリストの作成を阻むのが「面倒くさくなるToDoリストのやり方」をしている場合。
重いソフトを使ってたり、複雑な登録方法をしていてもまた続きにくいです。
シンプルなツールとシンプルな登録を行いましょう。

ツールのオススメTOP3は

  1. LoGoチャット
  2. 付箋アプリ
  3. メモ帳

※ExcelやWordは起動・動作が重く、続きませんので注意しましょう。

この記事を読むだけで迷いが減って仕事のスピードが上がり、漏れ防止にもなることでしょう
ぜひToDoリストで時短を成功させて、あなたに合った転職先を探すための第一歩にしてください

もっともっと仕事を楽に!

このブログでは、このような細かいけれど、誰でもできる仕事術・時短テクニックを紹介しています。
ちょっとずつでもハードルを消していけば、気がついたときにはあなたのハードルは同僚に比べて格段に減っていることでしょう。

ですが一つの心配が芽生えます
「仕事のスピードがあがったけど、また仕事を増やされるだけじゃない?」
「何のために自分は頑張ったの?」

当サイトでは、このように永遠に増やされる仕事、心無いクレームや異動ガチャ、人手不足など、どうしても消し去れない嫌なハードルを除くために、この浮いた時間で転職活動をすることをオススメしています。
あなたの人生はあなたのものです。自分の人生、生きてみませんか?

この記事を書いた人

IT企業→厚生労働省労働局→市役所職員業務改善アドバイザー
経験を活かして
・誰でもできて、即効性があって、スキルが上がる時短術
・時短では逃れられない人材不足・異動ガチャ・カスハラから逃れるための転職術
を発信中!

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