難しい資料を効率よく読むための消せるボールペン活用術！【ムダ排除】

令和５年 10 月１日から、複数税率に対応した仕入税額控除の方式として、「適格請求書等保存方式」（インボイス制度）が開始されます。
適格請求書等保存方式においては、買手は、仕入税額控除の要件として、原則、適格請求書発行
事業者（インボイス発行事業者）から交付を受けた適格請求書（インボイス）等の保存が必要になります。

国税庁　適格請求書等保存方式（インボイス制度）の手引き

今回の仕事術は、難しい資料を効率よく読むための消せるボールペン活用術です。
公務員が読むことを強いられる資料は、難しいことが多いです。
それは、この７つの理由があるから。
①制度が学問レベルに難しい
②単語が長い・覚えにくい
③難しいのに教科書みたいに分かりやすくない
④インボイス（適格請求書）みたいなダブルネームが多い
⑤授業みたいに集中して学べない（マルチタスク、話しかけられる、来客がある、電話が入る…etc）
⑥新しい情報は、教えてくれる先生がいない
⑦時間がない

すると…
学問レベルに難しい＆単語が覚えにくい→読んだ内容が頭に入らない→何回も同じ情報を探す→何回も読み直す（途中邪魔が入る＆誰も教えてくれない＆時間なくて、さらに悪化）
という負のループにおちいりがちになります。

この負のループ対策に役立つのが、消せるボールペン【赤】。

消せるボールペン【赤】で、資料に書き込んで学習を進めると、４つの効果が得られます。
①主体的な学習になり、習得スピードが格段にあがる。
②難しい単語・文章のそばに、解説・図解を書くと、何回も他のページと行ったり来たりがなくなる。
③邪魔が入り、中断しても、書き込み（考えた足あと）が残っているから、読み込み作業に戻りやすい。
④読み込みながら、やることリスト・わからないことリストが作成できる。

この記事では、消せるボールペンで効率的に読み込みを進める効果・使い方・理由を解説していきます。

公務員の資料が難しいのはなぜ？

①制度が学問レベルに難しい
②単語が長い・覚えにくい
③難しいのに教科書みたいに分かりやすくない
④インボイス（適格請求書）みたいなダブルネームが多い
⑤授業みたいに集中して学べない（マルチタスク、話しかけられる、来客がある、電話が入る…etc）
⑥新しい情報は、教えてくれる先生がいない
⑦時間がない

学問レベルに難しい＆単語が覚えにくい→読んだ内容が頭に入らない→何回も同じ情報を探す→何回も読み直す（途中邪魔が入る＆誰も教えてくれない＆時間なくて、さらに悪化）

資料に直接書き込む効果とポイント

書き込むときの５つのポイント
①読むだけでなく書き込む
②意味が分からなかった単語の横に、説明を書く
③難しい文章・概念の横に、図解を書く
④やるべきことが見つかったら、すぐ「やることリスト」へ
⑤解決できない疑問ができたら、すぐ「わからないことリスト」へ

ポイント①読むだけでなく書き込む

読むだけですと、自らの頭で考えない受動的な学習になってしまい、学習効率が減少します。

一方で、資料に書き込むのは、
・資料を要約する作業が、主体的に考える学習（⇔受動的な学習）になり、記憶に残りやすい。
・書き込み作業に時間がかからない。
・資料の情報と書き込んだ自らの思考が脳内で紐づき、資料の内容が思い出しやすくなる。

受験勉強などでも、書き込みは効果的だと言われており、学研のサイトなどで紹介されています。

参考書は知識をインプットするためのツールですが、上手に書き込みをすることで学習内容のインプットの効率を高める効果を期待できます。
また、内容を自分なりの解釈で補てんして書き込みをすることで、参考書からインプットした内容をアウトプットすることにつながり、理解度の向上に効果が期待できます。

出典：学研　Gakken ON AIR

ポイント②意味が分からなかった単語の横に、説明を書く

難しい資料には、難しい文章が、
難しい文章には、難しい単語が含まれていることが多くあります。

そういう場合には、からまった紐の結び目を１つ１つほどくように、難しい単語を簡単なものに置き換えていくことが良いでしょう。

そのために、意味が分からなかった単語の横に、説明を書きます。
特に、意味を忘れそうな単語の横に。

そうすることで、
・難しい文章が読みやすくなる。
・単語の意味を忘れても、また調べる必要がなくなる。

ポイント③難しい文章・概念の横に、図解を書く

ポイント④やるべきことが見つかったら、すぐ「やることリスト」へ

読み込んでいるときに、こんなことはありませんか？

途中で不安がよぎると、中途半端に脱線しがちです。
しかし、不安を放置しても、漏らしたり、スッキリせず気もそぞろになります。

そこで、やらないといけないことは「やることリスト」にまとめるのです。

漏れ防止になることはもちろん、「やることを洗い出していこう」という目的意識が生まれて、主体的に学習する効果がもっと高まります。

ポイント⑤解決できない疑問ができたら、「わからないことリスト」に書き写す

難しい資料を読んでいると、どう考えても、どう調べても分からないことがあります。

と考えても分からないことにとらわれていては、いつまでたっても進めません。

そんなときは
・とりあえず読み進めることで、制度への理解を高める。
・一日置いて、また読んでみる（考えがまとまるかも）。
・あとで、くわしい人に聞いてみる。
がいいでしょう。

そのためにも、解決できない疑問は「わからないことリスト」にまとめるのです。
リストにまとめておけば、「いったん忘れていいや！」という気持ちにもなりやすいでしょう。

これもまた、後で調べることの漏れ防止になることはもちろん、「わからないことを洗い出そう」という目的意識が生まれ、主体的に学習する効果がより高まります。

本当にこの使い方がいい？よくある質問を紹介

フリクションボールじゃなくて赤鉛筆じゃダメ？

大前提として、書き込む中で、書き損じたら消したいところです。
なぜなら、書き損じが資料を見にくくしてしまうから。

その上で、消しゴムで消せる赤鉛筆をお持ちの方もいるかと思いますが、消しゴムを手元に置いておく必要があり、消しゴムに持ち替える時間がロスします。

一方で、消せるボールペンなら、紙とペンだけで完結。
どこでも、スキマ時間で資料の読み込みを始められるメリットもあります。

また、鉛筆の線より、インクの方が視認性が高いメリットもあります。

よって、赤鉛筆より消せるボールペンをオススメしています。

インクは多色の方がいい？

多色を使うと、情報に属性や重要度を表したりできると思います。
しかし、時間がない中で、色分けをしようとすることが、かえって時間をロスしたり、思考の雑音をもたらします。

よって、基本的にはインクは１色で充分です。
読み返したときに書き込みが目立つことから、赤色を特にオススメしています。

マーキングはしないの？

ノートにまとめたら、もっといい？

仕事においては、ノートにまとめるのも学習効率が高くありません。
なぜなら、
・書き写す作業、または見やすくすることに気を取られ、内容を自らの頭で考えない受動的な学習になるから。
・書き写す作業で、時間をロスするから。

まとめ

公務員の資料が難しい理由
①制度が学問レベルに難しい
②単語が長い・覚えにくい
③難しいのに教科書みたいに分かりやすくない
④インボイス（適格請求書）みたいなダブルネームが多い
⑤授業みたいに集中して学べない（マルチタスク、話しかけられる、来客がある、電話が入る…etc）
⑥新しい情報は、教えてくれる先生がいない
⑦時間がない

すると
学問レベルに難しい＆単語が覚えにくい→読んだ内容が頭に入らない→何回も同じ情報を探す→何回も読み直す（途中邪魔が入る＆誰も教えてくれない＆時間なくて、さらに悪化）
という負の連鎖に…

そこで使うのが消せるボールペン（フリクションボール）です。

効率よく学習するための５つのポイントと効果
①読むだけでなく書き込む→主体的に考えられるから学習速度UP＆時間がかからない
②意味が分からなかった単語の横に、説明を書く→忘れても調べなくてよくなる
③難しい文章・概念の横に、図解を書く→覚えやすくなる
④やるべきことを見つけたら（思いついたら）、「やることリスト」に書き写す→漏れ防止かつ「やるべきことを洗い出す」という目的意識ができる。
⑤解決できない疑問ができたら、「わからないことリスト」に書き写す→漏れ防止かつ「わからないことを洗い出す」という目的意識ができる。

注意点
・多色は使わない→時間がかかる・負担が大きい
・蛍光ペンでマーキングしない→塗るだけなので主体性が生まれない
・ノートにまとめない→後から読む前提なので、主体性が下がる、かつ、書き写しで時間のロス

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