メール・文書の入力スピードを２倍にするユーザー辞書活用術【動画あり】

今回は、ユーザー辞書ツールの活用法を紹介していきます。
まずは、こちらの映像をご覧ください

これは、ユーザー辞書ツールで「はりすず」と入力して変換すると、「株式会社針鼠システム　鈴木様」となるように登録することで、入力の高速化を実現しています。

公務員の業務は多岐に渡ります。
人手不足の背景もあり、１人で様々な業務をこなさなければなりません。
その様々な業務には、何かと文章作成がつきまといます。
メール、文書、起案、住民からの問い合わせ、議会対応…
逆に言えば、文章作成を制すれば、全ての業務の負担を減らせます。
年次も役職も問わないので、ユーザー辞書ツールは、定年まで、再任用の終わりまで効果をもたらし続けます。

登録方法

ユーザー辞書ツールに単語を登録する方法は、下の画像をご覧ください。

オススメの登録単語

オススメの登録単語はこんな感じです。
もちろん、使わなさそうなものは登録しなくてOKです。
簡易入力キーワードもっと短くてもいいんじゃない？と思われるかもしれませんが、２文字以下は覚えにくいので、お勧めしません。

簡易入力キーワード	変換結果
じぶん	針山　太郎 ※自分の名前
けいすけ ※自分の下の名前	佳祐 など
でんわ	電話03-1234-XXXX
しょめい	森林市　動物課　　針山　太郎　電話03-1234-XXXX　xxx@city.nezumi.lg.jp ※改行は諦めましょう ※住所も諦めましょう（文字数オーバー）
めあど	xxx@city.nezumi.lg.jp
じゅうまど ※自分の課の略称	住民窓口課
しちょう、かちょう	田中　太郎 などの氏名
はりすず ※よく送るメールの相手先の社名＋名前の略	株式会社針鼠システム　鈴木様
おせしん ※２文の頭２文字ずつ	お世話になっております。森林市の田中です。
いじよろ	以上、よろしくお願いします。
ありした	ありがとうございました。
ｂやｚなどアルファベット１文字 ※ただし、ａｉｕｅｏは除く	（非常に多く入力するもの、ログインIDなど） ※たくさん登録するとかえって混乱します
きんさちょう ※難しい町名	匝瑳町
しんきょう でじでんこうふきん ※長い団体名、補助金など	森林市〇〇協議会 デジタル田園都市国家構想交付金

さらにこちらの記事では、和暦年月日を効率的に入力するユーザー辞書の使い方を紹介してします。

• １桁は全角で、２桁は半角で
• 「１年」は「元年」で

にも対応しているから、煩わしい変換からも解放され、高速＆簡単入力を実現できます。

あわせて読みたい

和暦入力を超効率化する方法｜和暦７桁コードで一発入力【WordもExcelも】 ご存じのとおり、公文書・住民データ・契約などに含まれる日付は、その99％が「和暦」です。 そのため公務員は、常日ごろ、とても多くの和暦の日付を入力しているのです...

削減効果は数十秒だけ？

ゴールまでの道のりをシンプルにすれば、疲れず、快適に気持ちよく、勢いよく、長く走り続けられます。
勢いがよければ、その文章を作るスピードも速いでしょう。
そして、一日が終わったときに、脳のリソース（認知資源とも言われます）を使い果たして、「はぁ…疲れた」と言っているか、気持ちよく走り切って「帰ったら何しようかな～」と言っているか、あなたはどちらが良いですか？

【注意点】既存の単語入力の邪魔にならないように

上で紹介した登録単語の１つに、「めあど」で「xxx@city.nezumi.lg.jp」を入力できるようにしています。
もし「めあど」でなく、「めーる」にしてしまうと、「メールしてください」と打ちたいときも「xxx@city.nezumi.lg.jpしてください」と変換されることがあり、かえって入力の邪魔になることがあります。
その点、公文書において「メアド」を打つ機会はほとんどないと思いますので、「めあど」を採用しています。
一方で、邪魔にならなかったり、どうしても「めあど」では覚えにくい、という場合は「めーる」でも問題ありません。

【注意点】文章の登録は作成種別ごとに１～３個におさえる

注意したいのは、文章は辞書登録しすぎないことです。

目的は「脳のリソースを使わないこと」ですから、全ての文章を辞書で作ろうとして、１００個も登録し、それを思い出すのに脳のリソースを使っては本末転倒です。

ただし「xxx@city.nezumi.lg.jp（めあど）」や「針山　太郎（じぶん）」などの単語は、何個でもOKです。
こういうものは、リソースをあまり減らしません。

「お世話になります。ネズミ市の針山太郎です。」のような文章は、メール・文書・起案文などの作成種別につき１～３個にしておきましょう。
使っているうちに、高頻度で入力しているものが現れて歯がゆくなってきたら、増やしてみると良いです。自分の心を観察し、やりすぎてるなと感じたら、減らしてみましょう。
また、「お世話になります。」と「ネズミ市の針山太郎です。」は１登録にまとめて、減らすようにしましょう。

【注意点】辞書に合わせて文章を作ろう

文章を作るために辞書登録するのではなく、限られた辞書で様々なパターンの文章が作れれば、脳のリソースの消費量はさらに大幅に減るでしょう。

まとめ：ユーザー辞書ツールを使おう

今回は、ユーザー辞書ツールの方法とメリットと注意点を説明しました。
文字の入力をできるだけ減らせれば、ゴール（文書の作成）までに存在するハードルを一気に減らすことができます。
そうしてシンプルにすれば、疲れず、快適に気持ちよく、勢いよく、長く走り続けられます。
勢いが良ければ、文書作成全体のスピードも速くなります。
文章作成が速くなれば、様々な業務が速くなるでしょう。
そして、定年まで、再任用の終わりまで、ずーっと役に立つスキルになります。

ユーザー辞書でどんどん時間を産み出していきましょう！

もっともっと仕事を楽に！

当ブログでは、このように誰でもすぐできる時短術を紹介しています。
ちょっとずつでもハードルを消していけば、気がついたときにはあなたのハードルは同僚に比べて格段に減っていることでしょう。

ですが一つの心配が芽生えます。
「仕事のスピードがあがったけど、また仕事を増やされるだけじゃない？」
「何のために自分は頑張ったの？」

当サイトでは、永遠に増やされる仕事、心無いクレームや異動ガチャ、人手不足など、どうしても消し去れない嫌なハードルを除くために、この浮いた時間で転職活動をすることをオススメしています。
あなたの人生はあなたのものです。自分の人生、生きてみませんか？