なかなか揃わない文書番号と日付の横幅を一発で揃えるには？

過去の文書データで、文書番号や日付の桁数を変えると、Wordの仕様で崩れてしまうことがあります。
そうなった場合に、あなたは作り直していませんか？
じつは、文書番号と日付をテキストボックスにするだけでチマチマしたセッティングがいらなくなるのです。

文書事務を楽にするテキストボックスの作り方

文書にテキストボックスを使うメリット

• 文字幅やインデントの調整がいらない
• 日付を空白にしても崩れない
• 桁数が変わっても影響がないから、次年度や別件で流用しても調整がいらない
• 結果、ストレスが大幅に減少

作業をシンプルにすればするほど、疲れず、快適に気持ちよく、勢いよく、長く走り続けられます。
勢いよくスタートダッシュをきれれば、文書作成全体のスピードも速いでしょう。
そして、一日が終わったときに、脳のリソース（認知資源とも言われます）を使い果たして、「はぁ…疲れた」と言っているか、気持ちよく走って「帰ったら何しようかな～」と言っているか、あなたはどちらが良いですか？

テキストボックスはルール違反じゃないの？

【さらなるテクニック】テキストボックスを一瞬で召喚

ここまででも比較的スムーズですが、１回１回テキストボックスを作ることはせず、一瞬で召喚してしまいましょう

【方法１】クイックパーツでいつでも呼び出せる

「クイックパーツ」を使えば、いつでも呼び出せます。
この方法は、過去に作成した文書にテキストボックスを加えたいときに便利です。

【方法２】文書を新しく作る時はテキストボックス配置済のテンプレート文書を

新しく文書を作るときには、最初からテキストボックスが配置された文書のテンプレートを使いましょう。
まずテンプレートを作成して、①のとおり保存しましょう。
次回、文書を新規作成するときは②以降の手順で、すばやく作成できます。

まとめ

多くの組織で、公文書の文書番号と日付は、揃えることとされていますが、Wordの仕様もあって、揃えるのに苦労しがちです。
また、日付を空欄にしたり、桁数を変えるだけでも崩れてしまうことがあります。

そこで活躍するのがテキストボックス。
テキストボックスで、文書番号と日付を「両端揃え」にすれば、桁数を変えても、空白を挿入しても、両端は崩れません。

たかが文書に、大げさなテクニックに思えるかもしれませんが、一回作ってしまえば、文書作成のつまづきが無くなります。
つまづきが無くなれば、勢いを落とすことなく走り続けられ、疲れず、快適に気持ちよく長く走り続けられます。
文書を作り続ける限り、ずーっと役立っていくテクニックになるでしょう。

文書番号テキストボックスを使って、どんどん時間を作り出していきましょう！

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