(元)公務員ハリネズミ今日は「チャット、使っていますか？」だよ！
あんまり使ってないんだよねぇ
仕事での使いどころが無いんだよねぇ
電話すればいいし…
(元)公務員ハリネズミ仕事でのチャットツールの使いどころは、日常生活でのLINEとは、ちょっと違うんだ
そして使いどころを増やすほど効率化できるんだよ
(元)公務員ハリネズミ具体的には、
・電話をどんどんチャットに
・課内の会話も、隣の席の人との会話もどんどんチャットに
という風にしよう！
隣の席の人との会話も？！
やりすぎじゃない？
(元)公務員ハリネズミ実はコレ、イマドキの会社では当たり前にされてることなんだ！
その理由を知るだけで明日から圧倒的な時短効果が得られるよ
あなたのパソコンにはチャットツールは導入されていますか？
チャットツール「LoGoチャット」の導入自治体が８割に到達したそうですね
しかし私が業務改善のコンサルティングしてきた中で、よく見かけてきたのが「チャットツールがあれば圧倒的な時短効果が得られるのに、ツールを持て余している」という状況です
チャットツールの大きな利点は２つ「相手の都合に関係なく一方的に話しかけられる」と「検索できるから忘れてOK」です
これを理解をするだけでチャットツールとの付き合い方が変わります
具体的には、仕事がノンストップで進み、他人より倍のスピードで、複数の業務を並行してこなしていけます
そうなったときには従来の公務員の器では無いですね
また、よい働き方をしている会社の多くは、こういったチャットツールを使いこなしています
転職を考えている方は今の内に使いこなしておきましょう
(元)公務員ハリネズミちなみに「電話は一切取るな」とか「会話なんて全てムダ」なんて攻めすぎたスタイルを推奨するわけじゃないから安心してね
（元）公務員ハリネズミ
アパレル→IT企業→厚生労働省労働局→市役所職員業務改善コンサルタント
- 誰でもできて、即効性があって、スキルも上がる時短術
- 時短では逃れられない人材不足・異動ガチャ・カスハラから逃れるための転職活動のコツ
を発信中！
チャットツールの利点を理解しよう
チャットツールの大きな利点は２つ「相手の都合に関係なく一方的に話しかけられる」と「検索できるから忘れてOK」です
これを理解をするだけでチャットツールとの付き合い方が変わります
具体的には、仕事がノンストップで進み、他人より倍のスピードで、複数の業務を並行してこなしていけます
チャットツールの利点その１「相手の都合に関係なく一方的に話しかけられる」
どういうこと？
(元)公務員ハリネズミこんなことは無いかな？
- 電話したけど不在だった→（また後で電話しなきゃ…）
- 隣の人に聞きたいことあるんだけどトイレに行ってる→（そろそろ戻ってきたかな…？まだか…）
(元)公務員ハリネズミこういうことは時間のロスだし、頭の片隅で気にし続けるだけでも脳のリソースを消費し、ストレスがたまるよね
会話は相手があってこそだから仕方なかったんだけど、この問題をクリアできるのがチャットツールなんだ！
もちろん一方的に会話ができると言っても、返事がすぐに返ってくるわけではありません
しかしそれはチャットが無くても同じことでしょう
チャットツールなら相手の都合に縛られずに「常に一定の速度で歩き続ける」ことができます
遠足を引率する先生のように目的地・子どもの状況・危険性を気にかけながら進むより、自分ひとりで何も考えず散歩できた方が圧倒的にラクなのは言うまでもありません
なるほど…
でもメールでもいいんじゃない？
(元)公務員ハリネズミメールはチャットほど便利じゃなかったから、会話に代えられる文化は生まれなかったね
プライベートの連絡がメールからLINEに変わったのも同じ理由だね
| メールだと… | チャットなら！ |
|---|---|
| これまでの会話の履歴が埋もれている。「どこまで話したっけ？」なんてことも ソフトの動作が重い いちいち「〇〇様」「〇〇課の〇〇です」「以上、よろしくお願いいたします」が必要で入力に時間がかかるし、余計な情報は読みにくくなる | 相手ごとに会話の履歴がまとめられていて、スクロールするだけで流れが把握できる ソフトの動作が軽い 「お疲れ様です」で会話が始められる |
チャットツールの利点その２
(元)公務員ハリネズミ対面での会話・電話をチャットに置き換えれば履歴が残るよ！
そして履歴の検索もできるんだ
それがいいの？
(元)公務員ハリネズミそうだよ！
・指示内容や教えてもらったことを忘れても聞き直さなくていい（覚える必要すら無くなる）
・指示した側も、どんな指示をしたか、指示漏れが無いか振り返れる
・質問を繰り返す内に勝手に知識データベースが出来上がっていく
っていうメリットがあるんだ！
結果、忘れてよくなるから会話の本質に集中できるし、脳のリソースの温存にもつながるんだよ
チャットツールの鉄則
チャットツールを活かすには、次の鉄則を守る必要があります
- できる限りチャットツールで会話する
- シンプルな文章にする。「いつもお世話になっております」は余計。
ここで「嫌われるかもな、やめておこう」と考えるほど帰る時間が遅くなってしまいます
（パワハラ気質な人に対して冒険する必要はありませんが…）
チャットツールの使用に向かないとき
会話が何往復もしそうなとき
しかしチャットツールも万能ではありません
使用に向かないとき、というのも存在します
それは「会話が何往復もしそうなとき」です
たとえば、
スマホがなんか動かないんだけど
などと家族からLINEがあったとき、
- 動かないとは？電源が入らない？フリーズしてる？アプリが動かないだけ？
- 充電はある？電源入るか試したか？
- 何か設定は変えたか？落としてないか？
なんて聞きたいけど、どこから話せばいいか分からないとき、ありますよね
このようなときまでチャットを使うと、長文になりがちで、正しく意思疎通するための文章の推敲にも時間がかかります
そんなときは１回電話してしまった方が速いでしょう
完璧なツールなんて無いのですから、いろんなツールの長所を理解して、切り分けて使いこなせるのがデキる人ですよね
相手がチャットでの会話に応じてくれないとき
上司・同僚の中にはチャットツールの利点を理解しようとせず、チャットでの会話に応じてくれないということもあるかもしれません…
チャットツールのメリットを享受させないことは「時間泥棒」とも言えるでしょう
現状を変えるのを面倒臭がり、部下を働きやすくすることに興味が無い
そんな組織からは優秀な仲間から抜けていき、残された人たちはより苦しむことになります
このような兆候があれば、むしろ転職を考えるきっかけになって幸福かもしれませんね
＼ モヤモヤしているときはこれ！ ／
LoGoチャットが使える方必見！もっと時短できる裏技
LoGoチャットが使える方は、ToDoリストと知識データベースにも利用しましょう
LoGoチャットの
- 動作が軽い
- 検索できる
というメリットとLoGoチャットの裏技を組み合わせることで、Excelや付箋アプリより断然使いやすいToDoリストと知識データベースが出来上がります
くわしくはこちらのページで解説しています
まとめ
チャットツールは大きな効率化のポテンシャルを秘めていて、持ち腐れにしておくには非常に勿体ない存在です
とはいえ、いきなりチャットツールが与えられても、何がいいのか分からなければ、使う気にもなりませんよね
実はチャットの利点は「ノンストップで仕事ができる」と「検索できる」にあります
「あの人と話したいけど、席に戻ってきたかな…」は時間と脳のリソースのロス。
相手の都合に関係なく、完全に自分のペースで一方的に話しかけることができる。
また会話の内容をチャットで残しておけば、相手の話したことを忘れてもいいし、記録する必要もありません
逆にこちらが話したことが記録されていることで、後から「ちゃんと伝えてたかな？大丈夫かな」と戸惑うこともありません
この利点を理解した上で「できるだけチャットで会話することを心がけて」、「チャット内の文章はシンプル」にしていきましょう
※会話が何往復もしそうなときは電話で話した方が早いので、そのあたりは自分の嗅覚で。
また裏技を使うことで、LoGoチャットをとても快適なToDoリストと知識データベースとしても使え、よりチャットツールを中心に、シンプルに業務を回せます
もっともっと仕事を楽に！
このブログでは、このような細かいけれど、誰でもできる仕事術・時短テクニックを紹介しています。
ちょっとずつでもハードルを消していけば、気がついたときにはあなたのハードルは同僚に比べて格段に減っていることでしょう。
ですが一つの心配が芽生えます
「仕事のスピードがあがったけど、また仕事を増やされるだけじゃない？」
「何のために自分は頑張ったの？」
当サイトでは、このように永遠に増やされる仕事、心無いクレームや異動ガチャ、人手不足など、どうしても消し去れない嫌なハードルを除くために、この浮いた時間で転職活動をすることをオススメしています。
あなたの人生はあなたのものです。自分の人生、生きてみませんか？
コメント